加強成本控制無疑是企業(yè)在競爭中取勝的關鍵部分，但盲目追求成本的降低反而會帶來更大的浪費，所以需要以長遠、全局的目光來審視企業(yè)運營，科學合理的降低成本。這里有一個重要指標TCO : Total Cost of Ownership 總體擁有成本，包括從產(chǎn)品采購到后期使用、維護的總成本。
打印成本控制是很多企業(yè)都不夠在乎的一個問題，但恰恰是影響企業(yè)日常運營成本的重要因素。打印TCO大概分成三塊：固定成本，主要是打印機的采購費用，通常有固定的壽命和折舊；顯性成本，主要包括墨盒和打印紙，這是打印成本中最直觀的一環(huán)；隱形成本，主要是打印機維護修繕、用戶的誤工等待時間等容易被忽視的成本。
有調(diào)查顯示，打印TCO中，僅有13%用于硬件設備的購買，87%是打印耗材成本、打印設備的后期管理、維護等流程成本。后者平時看似不起眼，但卻悄無聲息地聚沙成塔，極大加重了客戶的成本負擔。
1、精細化的打印管理，有效控制打印浪費成本
企業(yè)因打印浪費造成的隱性成本非常普遍。據(jù)不完全統(tǒng)計，辦公室內(nèi)的打印成本浪費率高達40％，25％為打印與工作無關的私用資料，15％則是不負責任的打印浪費（重復打印、錯誤打印等）。對上規(guī)模的企業(yè)來說，每年因打印浪費導致的紙張、耗材、打印電量的費用更加可觀。如果大企業(yè)對于這類打印浪費從不約束的話，很可能一年就會造成數(shù)百萬甚至上千萬的浪費。
這就需要打印機提供精細化管理的功能，以及智能化的解決方案。比如三星打印機環(huán)保打印的解決方案能幫助企業(yè)減少碳粉用量及能源消耗。其控制面板上設有“ECO環(huán)?！卑存I，一鍵就能開啟省墨模式，在不影響打印效果的同時節(jié)省高達30%的碳粉消耗。還提供黑白優(yōu)先打印、雙面或多合一打印等多種環(huán)保打印選擇。黑白優(yōu)先打印，自動優(yōu)先選擇黑白打印模式，避免不必要的彩打，減少浪費；雙面打印，紙張可自動翻頁，使紙張消耗量減少50％；多合一打印，可將2頁或2頁以上的內(nèi)容縮放到一張紙上，節(jié)省紙張、碳粉用量。通過即時定影系統(tǒng)（IFS）技術加快打印和復印文件速度，節(jié)省用電量。同時，三星聚合碳粉顆粒比傳統(tǒng)碳粉更加細致均勻，使打印內(nèi)容纖薄而勻稱，而且它要求的熔融溫度比普通打印機低，因此能減少碳粉用量及能源消耗。
為了對過度打印的行為進行約束和管理，三星的打印管理解決方案，可按不同部門或個人對打印設備的使用量和使用信息進行統(tǒng)計，并自動生成每月打印輸出量統(tǒng)計報告，還可以隨時監(jiān)控設備、耗材狀態(tài)和使用情況，根據(jù)自身的業(yè)務需要靈活地進行打印管理，從而顯著提高打印機的生產(chǎn)效率。這對打印消耗量大的企業(yè)來說，可以提高集約化管理，有效進行成本控制，促使公司TCO控制更嚴謹，更好地為公司創(chuàng)造效益。
2、提升綜合效能，降低后期打印成本
企業(yè)打印成本中有這樣一個計算方式：平均單頁打印成本=某段時期的耗材成本/相對應的打印量。在不浪費紙張、不過度打印的情況下，耗材成本越低，平均單頁打印成本越低，則說明該打印設備的使用越劃算，也就是后期打印成本越低。
激光打印機的耗材主要是硒鼓和碳粉，采用鼓粉一體的激光打印機墨粉用完后要更換整支硒鼓才能繼續(xù)使用。而鼓粉分離式的打印機長期來看更經(jīng)濟，因為硒鼓的壽命要遠長于墨粉盒，墨粉用完后只是更換粉盒，一般一個硒鼓可以支持使用多個墨粉盒。比如鼓粉分離式設計的三星MultiXpress K2200系列數(shù)碼復合機三星K2200系列采用大容量的10000頁容量墨粉盒與超長壽命的80000頁硒鼓單元，能幫助企業(yè)辦公用戶有效降低運營成本。對于擁有繁重打印任務的企業(yè)而言，更能深切體會到其成本優(yōu)勢。
3、提升打印機的穩(wěn)定性，減少不可見的維護成本
打印所用到的紙張和耗材成本這些可見的成本，只是冰山露出水面的一角，真正令人擔憂的是隱藏在冰山下的巨大隱形成本。單從打印機的選擇來看，有些企業(yè)出于成本考慮會選擇低端打印機，但打印機的可靠穩(wěn)定性很重要，入門級打印機很多因壓低制作成本，在材質(zhì)選擇上會降低配置。比如內(nèi)部結(jié)構(gòu)很多是樹脂材料，壓力輥也用的是類海綿的物質(zhì)而非高密度橡膠材料，在面臨厚紙張、長時間的工作環(huán)境時，很容易“卡殼”。
這造成的直接后果就是常常會發(fā)生卡紙、連續(xù)打印不順暢、字跡不清晰等現(xiàn)象，極大地降低了用戶的打印體驗。這類因打印機故障造成的打印浪費成本、修理維護成本超出想象。雖然單機價格便宜，但麻煩不斷，影響到企業(yè)辦公的效率，容易造成誤工等各類問題，給公司造成的間接損失不小
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